Plan operativo enfocado a la conciliación del activo fijo de la Universidad de El Salvador. - Estrada Santos, Elia Adela Margarita; Corcios Rodríguez, Nohemy Yesenia; Merino Constancia, Oliver David (2024)
La investigación surge debido a las constantes observaciones que ha recibido la institución por parte de las auditorías internas y externas relacionada a las condiciones de la cuenta de bienes de uso, la carencia de un conteo simultaneo de bienes que permita indicar cuales están ingresados y cuales no al patrimonio de la Universidad, adicionalmente el cambio en el proceso de pago a proveedores cuando involucran una inversión en bienes de uso y la falta de organización en la entrega de documentación por parte de las unidades de origen a la Unidad de Activo Fijo impiden que se pueda elaborar la conciliación de los saldos por tal motivo nace la necesidad de investigar la problemática. Los objetivos trazados comprenden: “Desarrollar un plan operativo enfocado en la conciliación de bienes de uso de la Universidad de El Salvador, con el fin de lograr eficiencia, eficacia, economía en la gestión de los bienes y mejorar el control contable y administrativo”. Los objetivos específicos son: “Realizar un estudio de campo con el propósito de obtener información sobre la estructura y controles existentes en el manejo de los bienes de uso por parte de la unidad de activo fijo”. “Establecer procesos y procedimientos de control para los encargados del control contable y administrativo del activo fijo, con la finalidad de conciliar los saldos y unificar la información presentada en los informes”. “Diseñar un Manual integrado para el área de activo fijo y contabilidad, con el fin de orientar y coordinar las actividades y mejorar el manejo administrativo y financiero de los mismos”. La investigación se abordó utilizando el método hipotético deductivo, permitiendo analizar desde los aspectos más generales entorno a la problemática, hasta los más específicos, el enfoque es cuantitativo, las unidades de análisis comprenden, la Unidad de Registro y Control de Activo Fijo, los Encargados de Activo Fijo en las Facultades y el Subsistema de Contabilidad Gubernamental; ya que son los sujetos responsables de realizar los recuentos y conciliar la inversión en bienes de uso. Se diseñó una encuesta aplicada a todas las unidades de análisis; asimismo se hizo uso de la entrevista como instrumento de recolección de información con las jefaturas de la unidad de activo fijo y contabilidad; ya que proporcionaron información adicional que permitió concluir sobre los resultados obtenidos. Se elaboró la tabulación de los resultados, y efectuó un cruce de variables ilustrados respectivamente por gráficos de pastel y de barras, la herramienta utilizada fue Microsoft Excel. Los resultados obtenidos evidencian la necesidad que existe en la institución de la coordinación de actividades y estandarización de procedimientos relativos a la gestión de los bienes de uso, así como la determinación de las funciones y responsabilidades en el desarrollo de las operaciones. Las principales conclusiones son la deficiencia que representa en control interno actual, en su sistema de información y entorno de control aplicado sobre los bienes de uso, adicionalmente la evidente necesidad de diseñar y aplicar un Plan operativo para la conciliación de los bienes de uso y un Manual Integrado; llevar a cabo una programación de levantamientos físicos de bienes de uso, que permita validar los saldos en los estados financieros y contribuya a conciliar los saldos en los reportes contables y de la unidad de activo fijo. Las recomendaciones son hacia la Unidad de Registro y Control de Activo Fijo en la coordinación de las unidades administrativas y facultades para la realización de una programación de levantamientos físicos de bienes de uso dentro de su plan operativo anual; así como a las máximas autoridades responsables de normar y reglamentar la gestión de los recursos de la institución, diseñar y aprobar un Manual integrado para la gestión de los bienes de uso.